オフィス移転契約から契約、引越しまで、賃貸オフィスの移転マニュアル。

移転目的の明確化

何のためにオフィスの移転をするのか、その目的を明確にします。例えば賃料のコスト削減のため、立地やビルグレードを改善して採用力を高める、人員計画にあわせて増床、業務効率の改善などがそれにあたります。

※移転目的の例
　○人員増加　○分散オフィスの統合　○交通利便性の向上
　○コスト削減　○企業イメージ向上　○オフィス環境の改善　○新規拠点の開設

オフィス移転スケジュールの作成

現在入居するオフィスの賃貸条件を確認してください。解約予告の期間、方法や退去時の原状回復の方法・期間だけでなく、敷金（保証金）の返還方法などもチェックしておくと良いでしょう。現オフィスの退去日とあわせて、新オフィスの入居日を決定します。

※解約予告は3ヶ月または6ヶ月が一般的で、書面により貸主に伝えます。また多くの事務所物件が原状回復を終わらせて完全に退去するまでが契約期間になる点にも注意が必要です。

移転先オフィスの条件設定

移転目的を実現させるためにはどの条件を優先すべきか、順位をはっきりさせます。

○立地条件
最寄駅への距離、周辺環境、取引先へのアクセス等を考慮して物件を選定します。実際に周辺や最寄駅まで歩いてみると、また違った一面が見えてきます。

○面積（１㎡は0.3025坪で計算）
社員１人あたり3坪～4坪を基本に考えると、会議室や役員室、応接室などを含んだ目安になります。また、契約面積に共用部分が含まれた物件の場合、実際に使用できる面積が少なくなるので注意が必要です。

○予算
・初期費用　　保証金/敷金、前家賃、前管理費、仲介手数料
・月費用　　　賃料、管理費、その他（水道光熱費・袖看板使用料など）

○設備・仕様
・空調設備　・機械警備　・ＯＡ対応　・電話回線数
・電気容量　・使用時間（24時間使用可か）　・駐車場　・天井高　など

オフィス物件情報の収集

設定した条件をもとに物件を選定します。（「タワーズナビ東京」をご活用ください。）
賃貸オフィス物件を借りる場合、敷金（保証金）や各賃貸条件は物件により大きく異なります。タワーズプランニング㈱のオフィスコンサルタントに希望の条件をお伝えいただければ、豊富な情報と経験から プロの視点でアドバイスをさせて頂きます。

選定した物件の内覧、下見

気になる物件があれば、実際に見に行きましょう。募集資料には記載のなかった間仕切りがある場合や、フロアの仕様・眺望や日当たりなどを実際に現地で確認します。テナントが入居中の物件もあるので、スケジュールを決めて前もって連絡するのが無難です。

○現地で確認したほうが良いこと
・資料と実際の間取りの差異
・窓の位置（開閉箇所、眺望など）
・各種インフラ（空調の位置、数・電気容量・コンセントの位置など）
・水廻り（トイレの数や種類、給湯の種類や使い勝手）
・エントランス（雰囲気や郵便受け、開閉時間）
・その他（業種・業態に合わせた使用制限、床加重、電気容量の増設など）

物件の決定、「入居申込書」の提出（入居の審査）

希望に当てはまる物件が見つかったら、入居申込書を記入して貸主に提出します。物件によって提出書類などが異なりますが、場合によっては決算報告書や連帯保証人の収入証明などの提出を求められることもあります。確認して不備がないようにしましょう。提出された書類をもとに貸主が入居審査を行い、通常１週間前後で申込者に可否の返答を出します。

契約の準備

入居審査でOKが出たら、契約の準備をはじめます。契約書案文のチェックや、契約時に必要な諸費用の算出を行います。（一般的には、敷金・礼金、仲介手数料、前家賃、前管理費が契約時には必要になります。）※物件によっては契約までの間に手付金が必要な場合があります。

また契約時に必要な書類も用意しましょう。
１）会社謄本２）会社印鑑証明３）連帯保証人（代表者）の印鑑証明
※物件によっては上記以外の書類（例えば連帯保証人の住民票など）の提出が必要になる場合があります。

オフィスレイアウト、見積もり

オフィスのレイアウトは、物件を選定し申し込みをする前の段階である程度決定しておき、契約準備の段階で詳細をオフィスレイアウト会社と詰めていきましょう。電話移設・開設工事、電気工事から引越し搬入まで、オフィスレイアウト、什器購入から全てワンストップで任せられるオフィス什器メーカーやオフィスデザイン内装会社で見積もり比較検討されるとよいでしょう。

契約締結

書類の用意ができたら 契約金の入金をし、借主・貸主ともに契約書への捺印を行います。双方立会いのもと契約を行う場合と、郵送で契約書をやり取りする持ち回り契約があります。

移転案内など印刷物の手配

移転案内状や名刺、各種印刷物の手配をします。特に注意する点は「新住所」の間違いです。新築物件などで、現在建築中の物件などは、物件の住所（住居表示）が決まっていない場合があります。印刷物を発注する前に契約書や重要事項説明書などで物件の住所を再度確認して下さい。オフィスの仲介業者に再度確認してみましょう。

各種手続き

移転ケースや場所によって提出書類が異なるので事前に確認が必要です。特に本社移転の場合は、定款の変更等の手続きや確認が必要です。

関係官庁への届出一覧.pdfをプリントアウトしてご利用下さい。

引越し、入居

オフィス引越しの場合、他テナントの関係から、土日の搬入をお願いされることもあります。（養生も必要になります） 大型の機器や特殊な物品は専門業者に搬送を依頼すると良いでしょう。

オフィス移転契約から引越しまで必要となる確認事項をリストにしています。移転チェックリスト.pdfをプリントアウトしてご利用下さい。